La conservación de facturas en el extranjero, se encuentra recogida en el Artículo 9 de la Orden EHA/962/2007. Asimismo por los Artículos 19 y 22 del Real Decreto 1496/2003.
Tanto el emisor como el destinatario de la factura, pueden decidir si la conservación se hace en España o en el extranjero. Pero sólo es válida la conservación en el extranjero en el caso de factura en formato electrónico, ya que sólo así se puede garantizar el acceso completo y sin demora injustificada.
Se da la siguiente casuística:
Si se hace en un país de la UE o país con el que exista un instrumento jurídico de asistencia mutua:
- Puede hacerlo directamente el obligado tributario.
- Es necesaria comunicación previa a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Art. 22-2 RD 1496/2003).
- Puede hacerlo a través de un tercero en nombre del destinatario de la factura o expedidor de la factura.
Si el tercero es residente en España, o UE, o país con el que existe un instrumento jurídico, es necesaria comunicación previa a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Art. 22-2 RD 1496/2003).
Si el tercero no es residente ni en España, ni en la UE, ni país con el que existe un instrumento jurídico, es necesario autorización previa de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Art. 19-4 RD 1496/2003).
Si se hace en un país extranjero distinto a los anteriores:
- Puede hacerlo directamente el obligado tributario previa comunicación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria. (Art. 9-2 Orden EHA 962/2007).
- Puede hacerlo a través de un tercero.
- En este caso es necesaria la autorización previa de la Agencia Tributaria (Art. 9-2 Orden EHA 962/2007).
- Pueden pedir la autorización a instancias de empresarios o profesionales españoles. No a instancias de residentes en el extranjero, que pretendan homologar sus sistemas para prestar servicios a residentes en España.
- El procedimiento está regulado en el Artículo 9-4 de la Orden EHA 962/2007.