Preguntas frecuentes para: Formatos

  1. ¿En qué formato deben conservarse las facturas?
  2. ¿Puede el formato de expedición de la factura ser diferente del de destino?
  3. ¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?
  4. ¿Es necesario usar los formatos con los que trabaja la Agencia Tributaria?
  5. Las copias que se hagan en formato electrónico, ¿llevan incorporada la misma firma electrónica que la factura original?
  6. ¿Sería posible enviar telemáticamente a los clientes un documento firmado PDF legible para una persona, junto con nubes de puntos en formato PDF417?
  7. ¿En qué contexto se usa la nube de puntos PDF-417?
  8. ¿Distribuye la AEAT código para generar PDF417 para la facturación?
  9. ¿Qué características debe tener el PDF417 impreso para que tenga validez legal?
  10. ¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico?
  11. ¿Qué es la digitalización certificada?
  1. ¿En qué formato deben conservarse las facturas?
    El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007.
     
    Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden. Conversión de papel a digital.
     
    Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden. Conversión de digital a papel.
  2. ¿Puede el formato de expedición de la factura ser diferente del de destino?
    No es posible. Es esencial en la facturación telemática, que el destinatario pueda verificar la firma.
  3. ¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?
    Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios aspectos diferentes:
     
    Por un lado está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura.
     
    No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
    La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato “Facturae” (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).
     
    También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma.
     
    Igual que en el caso anterior no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ...

    La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES.
     
    Finalmente tanto el contenido de la factura , llamémoslo factura, como la firma vienen en un único fichero normalmente con extensión “.fir”
     
    Es aconsejable la utilización de estándares.
  4. ¿Es necesario usar los formatos con los que trabaja la Agencia Tributaria?
    Se puede usar cualquier formato.
     
    Ahora bien, aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia Tributaria y  otras Administraciones de la Administración General del Estado, deberán expedir sus facturas a las citadas Administraciones en formato Facturae, también conocido como AEAT-CCI. Recuérdese, que el destinatario debe ser conforme con los formatos a emplear, ya que es el responsable último de las facturas que recibe.
  5. Las copias que se hagan en formato electrónico, ¿llevan incorporada la misma firma electrónica que la factura original?
    Sí, la copia íntegra de la factura telemática mantiene la información de firma. Aunque se copie a BB.DD., CD-ROM, disco, ...
  6. ¿Sería posible enviar telemáticamente a los clientes un documento firmado PDF legible para una persona, junto con nubes de puntos en formato PDF417?
    Si ese fichero Adobe-PDF lleva incrustada una firma electrónica reconocida que asegura la integridad y autenticidad de todo el conjunto, se podría.
     
    Si el documento Adobe-PDF no lleva una firma que asegure la integridad y autenticidad de todo el conjunto, también se podría pero complicaría al destinatario la obligación de verificar la valides de la firma.  Puesto que el contenido "fiable" de la factura sería el que viene codificado, y firmado, dentro del PDF 417 y nadie asegura, a priori, que ese contenido sea el mismo que puede "leerse" en la parte legible del PDF.  En este caso el receptor está obligado a leer las nubes PDF417, para validar la firma, lo que exige que debe disponer del hardware adecuado.
     
    La nube de puntos PDF-417 no es frecuente usarla para expedir facturas.
  7. ¿En qué contexto se usa la nube de puntos PDF-417?
    El uso de nube de puntos PDF-417, se trata en el Artículo 8 de la Orden EHA/962/2007.
     
    Se usa en el siguiente contexto, cuando el destinatario ha recibido una factura en formato electrónico y, aunque lo aconsejable es la conservación en el mismo formato electrónico de remisión, la Orden permite que la pueda conservar en formato papel, mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, considerados como sendas marcas gráficas de autenticación, en el primero de los cuales se incluirá el contenido íntegro de los datos de la factura y en el segundo la firma electrónica del fichero anterior.
     
    En el supuesto de estar la firma embebida en el fichero que contiene la factura o que los datos de la factura estén contenidos en el formato de firma, bastará con un solo conjunto de marca gráfica que lo incluiría todo.
  8. ¿Distribuye la AEAT código para generar PDF417 para la facturación?
    No, la AEAT no dispone de software distribuible para generar PDF417 ni dispone de ejemplos de facturas impresas con PDF417.
     
    La copia en papel es opcional, y por tanto, la inclusión del PDF417 también es opcional. Como es evidente, se podrá imprimir la factura aunque no tenga PDF417, siempre que se conserve el fichero de factura telemática.
     
    La AEAT no dispone tampoco de información especial sobre el PDF417, ya que es un estándar internacional con amplia información en Internet.
  9. ¿Qué características debe tener el PDF417 impreso para que tenga validez legal?
    Están también recogidos en el Artículo 8 de la Orden EHA /962/2007:
     
    Debe cumplir la especificación UNIFORM SYMBOLOGY SPECIFICATION – PDF417 publicada por AIM, asociación para el Desarrollo de Estándares acreditada por American National Standards Institute, con un nivel de corrección de errores 5, con compactación en modo Byte (Byte compaction BC mode)  para permitir la codificación de la información en formato BASE code 64.
     
    Para no limitar el tamaño máximo de datos se empleará el procedimiento MACRO PDF417.
     
    Las marcas se situarán en un área de impresión rectangular cuyo vértice superior izquierdo tendrá siempre la misma coordenada absoluta respecto del vértice superior izquierdo del papel, que tendrá formato DIN A4, impreso en posición vertical.
     
    Los lectores que usa la Agencia Tributaria (AEAT) suelen ser los de SYMBOL TECHNOLOGIES y LYNX de DATALOGIC.
  10. ¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico?
    El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carácter de originales, a formato digital.
     
    Para ello deberá hacer uso de un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria.
     
    Lo anterior se recoge en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
  11. ¿Qué es la digitalización certificada?
    Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria.
     
    Está recogido en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

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